Em 2011, a emissão de notas fiscais eletrônicas se tornou obrigatória no Brasil. Com a mudança, houve mais praticidade para os órgãos de fiscalização e para as empresas — afinal, o novo sistema modernizou os processos e reduziu a burocracia. Porém, muitos empresários ainda têm dificuldades com esse procedimento.

Para te ajudar a se adequar à legislação brasileira, preparamos um passo a passo sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Para conferir é só acompanhar os próximos parágrafos!

Quais os motivos para a adoção dessa nova medida?

A medida do Governo Federal tem como principal objetivo reduzir a quantidade de documentos impressos — e todo o trabalho necessário para gerá-los — e facilitar o acesso das instituições a um sistema digital de informações. Dessa forma, é esperado mais agilidade nos processos e menos sonegação por parte das empresas.

Por se tratar de uma medida obrigatória, as companhias que não cumprirem a determinação estão sujeitas a multas -— o valor pode chegar a 50% do valor de cada nota emitida. Além disso, comercializar mercadorias sem a emissão do documento é uma prática considerada ilegal e sujeita às sanções legais.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

1. Saiba a situação fiscal da empresa

Cada empresa tem um regime fiscal diferente e que interfere no processo de emissão das notas fiscais eletrônicas. Por isso, antes de sair procurando como gerar o documento é importante saber em qual situação o seu negócio se encaixa.

O microempreendedor individual (MEI), por exemplo, conta com regras diferentes das empresas que se enquadram no Simples Nacional ou em outros regimes tributários. Para descobrir a sua situação fiscal é preciso consultar um contador.

2. Tire um certificado digital

Esse passo é bastante importante, pois para que a nota fiscal tenha validade jurídica é necessário contar com uma assinatura digital. Isso é indispensável para que possa confirmar e validar a sua autenticidade, assim como comprovar que foi a sua empresa que emitiu aquele documento.

Para conseguir o certificado digital é necessário recorrer a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Existem vários órgãos no mercado habilitados a executar esse processo.

3. Faça um cadastro na Secretaria de Fazenda

A emissão de notas fiscais é de responsabilidade das prefeituras, portanto, para que possa gerá-la, é preciso realizar um cadastro na Secretaria de Fazenda na cidade em que está registrado o seu CNPJ.

O credenciamento é simples, mas varia de acordo com a cidade e com o estado. Dessa forma, é importante consultar um contador para se informar sobre a legislação vigente e as exigências para cadastrar a sua empresa.

4. Tenha um software para emissão

Por fim, será necessário contar com um software específico para gerar notas fiscais eletrônicas. Normalmente, esses programas são oferecidos gratuitamente pelos estados e municípios, o que facilita a vida do empresário.

Porém, alguns desses softwares apresentam limitações. Para contornar essas situações, as empresas podem optar por contratar outros programas que também fazem emissão da nota fiscal eletrônica — mas essa escolha depende do interesse do empresário.

Pronto! Agora você já sabe o que é necessário fazer para emitir nota fiscal eletrônica e deixar o seu negócio de acordo com as exigências legais.

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